El uso de aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp se ha vuelto una constante en el mundo laboral, transformándose en una herramienta útil para la comunicación de los equipos de trabajo. Sin embargo, son muchas las ocasiones en que sus características se vuelven insuficientes para algunas necesidades de nuestro personal desplegado en terreno.
Ciertamente, WhatsApp es una herramienta increíble que ha supuesto una revolución en la forma de comunicarnos, pero no es suficiente para tus colaboradores: ellos necesitan una solución que cubra todas sus necesidades en terreno, más apoyo y seguimiento. Es por esto que existen soluciones que han sido especialmente diseñadas para apoyar a equipos en terreno en sus labores cotidianas y ayudarlos a ser más eficientes.
Las empresas que deseen gestionar de manera efectiva cada una de las actividades de su recurso humano desplegado fuera de la oficina, tendrán que invertir en herramientas específicas para la gestión de personal en terreno (o FSM, del inglés “Field Service Management”).
Cinco soluciones para cubrir las necesidades de tus trabajadores en terreno provistas por Tutenlabs son:
1. Formularios digitales
También conocidos como formularios dinámicos, son la versión electrónica o digital de los formularios en papel. Estos permiten que tu equipo en terreno pueda trabajar con orden, estandarización y disponiendo de documentación centralizada, siendo un sistema más eficiente que enviar fotos, documentos y textos por WhatsApp que pueden borrarse por accidente y que son más complicados de gestionar.
2. Documentos de apoyo
A diferencia del uso de aplicaciones de mensajería instantánea, con una solución especializada en el trabajo de campo, tus técnicos y el personal administrativo tendrán acceso a documentación centralizada que es necesaria para un desempeño óptimo de sus funciones. Esta información se actualiza constantemente y es posible acceder a ella en tiempo real.
3. SLAs
Los SLA (del inglés “Service Level Agreement”) son contratos que establecen el servicio y tiempos de respuesta que el cliente espera del proveedor. Gracias a la existencia de indicadores de avance y cumplimiento, es posible que la central se mantenga informada en tiempo real y no deba estar preguntando e interrumpiendo la labor de tus técnicos en terreno, sino ver quiénes van atrasados o presentan retrasos para así ayudarlos.
4. Seguimiento y monitoreo en tiempo real
Poder tener acceso a qué está haciendo cada técnico en terreno en todo momento, permite tener un mejor seguimiento de todo el proceso para así, ofrecerles ayuda en caso de ser necesario. Esto, además de hacer más eficiente a tus equipos de trabajo desplegados en el terreno, tendrá la capacidad de incrementar el nivel de satisfacción de tus clientes en los servicios recibidos.
5. Captura de firmas, fotos y video de respaldo
Cada trabajo realizado puede ser respaldado con fotos, videos, incluso una firma digital del cliente. Al utilizar una plataforma corporativa, que cumple con los estándares de seguridad de la industria, los respaldos quedan automáticamente vinculados a cada orden de trabajo, validando el correcto desempeño del personal.
En resumen, WhatsApp no es la herramienta de trabajo ideal para servicios profesionales en terreno
El uso de WhatsApp ha agilizado la comunicación entre clientes y empresas. Su uso no deja de ser importante, sobre todo desde el punto de vista de atención al cliente y todo el proceso B2C. Esta mensajería instantánea entonces debería reducirse a ser una de las vías de comunicación entre técnicos en el campo y clientes durante la prestación del servicio, nada más.
Son muchas las desventajas que un técnico en campo puede enfrentar si pretende utilizar una aplicación de mensajería instantánea como herramienta de trabajo. Principalmente, el hecho de que no es posible manejar inventarios, formularios, documentación de apoyo, SLAs ni hacer seguimiento en tiempo real, además de estar expuestos a tergiversación de la información.
¿Cuál es la solución más adecuada?
En Tutenlabs te podemos ofrecer soluciones integrales y escalables que te permitirán digitalizar por completo las operaciones de tu equipo técnico en el terreno, optimizar su rendimiento volviéndolos más eficientes y finalmente, estandarizando todos los procesos para generar transparencia y mejorar la experiencia de tus clientes.