Gestionar un negocio nunca es una tarea fácil y cuando tus operaciones ocurren en puntos geográficos dispersos, se requiere aún un mayor nivel de coordinación.
Esta complejidad generó que en los últimos años de avanzara fuertemente en el desarrollo de software de Gestión de Servicios en Terreno, los cuales optimizan de los recursos materiales y humanos para el trabajo fuera de las instalaciones de la empresa.
La implementación de un software de Gestión de Servicios en Terreno es una solución que se vuelve cada día más popular, ya que permite coordinar empleados en el campo, actualizar el estado del servicio prestado, proporcionar seguimiento y procesar información en tiempo real, automatizando la mayoría de los procesos tediosos que solían hacerse de forma manual.
Ventajas y beneficios de del uso de software de gestión de servicios en terreno
Son muchas las razones por las cuales las empresas de servicios en terreno deciden incorporar un software de Field Service Management como parte del modelo de negocios. Los beneficios de utilizar este conjunto de herramientas y programas informáticos son numerosos, pero en las siguientes líneas hemos resumido los más importantes.
Automatización de procesos
Por medio de la implementación de un software de FSM es posible automatizar las labores en terreno, haciendo que cada una de las tareas del personal desplegado en diferentes ubicaciones geográficas se cumpla de forma más eficiente. El personal de oficina tendrá la capacidad de centralizar el flujo de información en tiempo real y hacer un seguimiento eficaz del equipo.
En la práctica, el uso de software de gestión de servicios en terreno permite programar y hacer seguimiento de ordenes de trabajo, manejar inventarios, gestionar visitas, facturar, rastrear conductores en la ruta, analizar datos, comunicarse diferentes áreas de la empresa e incluso gestionar la atención al cliente, todo en tiempo real.
Optimización de los recursos materiales y humanos
El equipo de trabajo que permanece en la oficina es el responsable de programar las actividades de personal en el terreno. A través de un software es posible gestionar y agendar mejor los servicios y horarios de trabajo, permitir que cada técnico consulte las actividades que le corresponden a su día de trabajo con anticipación y así la empresa podrá ofrecer un mejor servicio al cliente.
Aumento de la eficiencia
Tanto los miembros del equipo que cumplen funciones dentro de la empresa, como los colaboradores dispersos en terreno logran una fluidez de comunicación importante, que se traduce en un aumento de la eficiencia. Una de las principales características del software FSM es el acceso instantáneo a la información, en tiempo real, asunto fundamental para la eficiencia.
Las herramientas de estos sistemas de gestión son simples de utilizar, además, eliminan la necesidad de almacenar y procesar información en papel. Entonces, todas las labores administrativas se verán optimizadas lo cual tendrá repercusión en el nivel de eficiencia alcanzado por todo el personal, dentro y fuera de las oficinas y en todas las áreas de la empresa.
Mejora la capacidad de respuesta
Dado que la situación en el terreno es dinámica y cambiante, los planes de trabajo no pueden ser estáticos. El uso de tecnología para la gestión de servicios en terreno coloca a las empresas en una posición reactiva ante los cambios. Así, la capacidad de respuesta ante las necesidades de los equipos, clientes y proveedores se ve incrementada.
Rastreo y supervisión
Con un sistema FSM es posible rastrear la ubicación de cada uno de los vehículos y/o técnicos en terreno, pudiendo así verificar que se encuentran cumpliendo con el cronograma de actividades.
El GPS permite validar una ubicación geográfica precisa, horas reales de llegada y salida de los puntos señalados en las rutas de movilización, alertar si el trabajador se desvía de las mismas y muchas otras funciones de supervisión. Todo esto permitirá reducir la tasa de incumplimiento de las funciones del personal en el campo, evitar multas e inconvenientes con clientes.
Sistema alojado en la nube
Gracias al uso de un software de gestión cloud, se puede acceder desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar, sin necesidad de tener instalado sistemas especiales o bases de datos descargadas, ya que se accede vía web o app directamente a la información, la cual esta almacenada en la nube, necesitándose sólo conexión a internet y las credenciales que autoricen el uso del sistema. Si la conectividad no es la óptima, se puede trabajar offline dejando la carga en cola pendiente y una vez el dispositivo vuelva a tener internet esta será actualizada.
Simplicidad de uso
La usabilidad es otro de los beneficios de la implementación de un software de gestión de servicios en terreno. Se trata de programas que han sido pensados para que su uso sea simple, incluso para personas con pocos conocimientos en tecnología. Se basan en roles, por lo cual cada colaborador del equipo puede acceder a datos específicos relacionados con sus tareas.
Adicionalmente, la comodidad y portabilidad son factores esenciales. Es posible utilizar el programa de gestión tanto en el ordenador, como a través de dispositivos móviles para que cualquier trabajador en el terreno tenga acceso a la información necesaria en todo momento y lugar, eliminando la necesidad de cargar con documentos o la preocupación de olvidarlos.
Flexibilidad y escalabilidad
Para finalizar, hay un importante factor a considerar en la selección del correcto software de gestión de servicios en terreno. Se trata de elegir sistemas escalables y flexibles, es decir, que puedan adecuarse a diferentes tipos de negocios y procesos de la empresa, junto con adecuarse al crecimiento de esta. La infraestructura de los buenos sistemas de FSM evoluciona y se adapta a las necesidades de la empresa, apoyándola en su proceso de crecimiento.
Tutenlabs ofrece una solución integral que entrega todos los principales beneficios y funcionalidades mencionados, pero además es lo suficientemente flexible y autoadministrable, permitiendo una fácil escalabilidad y customatización al tipo de negocio, actividades y procesos específicos de tu negocio.
