Gestionar las labores de un equipo de trabajo en terreno (Field Service Management) se trata de una tarea que ha experimentado cambios profundos durante los últimos años, gracias a la aparición de nuevas tecnologías y comunicaciones digitales.
Esta última década, el desarrollo tecnológico y la conectividad han transformado la operatividad de los equipos que realizan labores en terreno, haciendo que sean mas productivos y aumente el nivel de satisfacción general obtenido por los clientes.
La penetración del internet móvil, la integración de conceptos como Big Data, el Internet of Things (IoT) y la Inteligencia Artificial (AI) han sido responsables de una evolución positiva de la figura del Data Compliance, desarrollando procesos más eficientes para el trabajo en terreno y principalmente para la recolección y gestión de la información recopilada en terreno.
Así, los formularios digitales para captura de datos en terreno se convierten en la alternativa perfecta para ganar libertad, mejorar el flujo de información y disminuir costos, sin menospreciar la productividad. Y es posible llevarlos a otro nivel si se integran en un software completo de gestión de servicios en terreno, en donde se generan automatizaciones y optimización de la operación.
¿Qué son los formularios digitales?
Un formulario digital se refiere a la versión electrónica de los formularios de papel que se utilizaron por décadas para recopilar datos durante el trabajo en terreno, pudiendo reproducir por completo los elementos de un formulario de papel (redacción, dibujo, checkbox y firmas).
Adicionalmente, los formularios digitales permiten utilizar elementos que son imposibles de agregar a un formulario de papel como fotografía y video en vivo, detección de ubicación geográfica por medio de GPS, grabación de audio, escaneo de códigos QR, cálculos automáticos, establecer terrenos obligatorios y transmitir información en tiempo real, entre otros.
¿Cómo pueden beneficiar a tu negocio?
Recopilar, almacenar y analizar datos es una tarea importante para la mayoría de los negocios, pudiendo influenciar las decisiones que se toman a nivel gerencial y mejorar la gestión de las organizaciones.
Las encuestas y entrevistas han sido recursos utilizados frecuentemente como una forma de estudiar el mercado, conocer opiniones, medir el nivel de satisfacción de grupos de personas frente a determinado producto o servicio, determinar necesidades del mercado y otras aplicaciones a nivel interno en las organizaciones.
Si tu negocio tiene una necesidad frecuente de realizar captura de datos en terreno, obtendrá grandes beneficios y podrá mejorar la productividad de sus equipos de trabajo al incorporar formularios digitales y eliminar el uso de papel.
Estandarización de los trabajos
Recopilar información a través de formularios digitales implica un paso al futuro para cualquier negocio, incorporando la recolección de datos en tiempo real, facilitando el ingreso y análisis de datos con menos errores y discrepancias, permitiendo desarrollar procesos de trabajo estandarizados y con una tasa de precisión mayor a la que ofrecen los procedimientos manuales.
Con el Internet de las cosas (IoT), la revolución del internet móvil y el desarrollo de aplicaciones para teléfonos inteligentes, se ha logrado estandarizar y automatizar una gran cantidad de labores en terreno que anteriormente solo podían ser manejadas por personal especializado, teniendo un impacto positivo en la forma de trabajar.
Orden de la información y formato (Data Compliance)
La clasificación de datos según formato, categorías y sub-categorías proporciona una visión integral de la información, asignando jerarquías que permitan comprender el contenido, acceder a él, analizarlo y deshacerse de información que resulte poco importante de forma más eficiente.
Este proceso de tratamiento de la información es conocido como Data Compliance, una figura que ha tenido cambios importantes gracias a las nuevas tecnologías y los formularios digitales son una herramienta que han permitido tratar la información de maneras más efectivas y menos costosas, ya que se definen los formatos y estructura de la recolección de data, evitando errores.
En tiempo real
La recopilación de datos en papel no permite el acceso a una visión general del proceso en tiempo real, teniendo que esperar que los datos recopilados sean procesados, organizados y toda la información sea ingresada a una base de datos para poder analizar y obtener un resultado.
Con los formularios digitales ocurre todo lo contrario. El proceso de análisis de información es mucho más sencillo porque la Central o cliente puede ver los avances al instante, permitiendo que se puedan tomar decisiones proactivas y automáticas, como modificar visitas, notificar al cliente, o cualquiera se necesite para obtener resultados más apegados a la realidad y en forma oportuna.
De esta manera, también se reducen costos importantes ya que se elimina la necesidad de trasladar y almacenar soportes de información en papel, ya que los formularios y sus resultados se encuentran almacenados en la nube, visibles para el cliente y la central en cualquier momento, lo cual genera un valor agregado sobre los formularios en papel.
Fluidez de trabajo: Cálculos automáticos, geolocalización, fotos.
La efectividad y precisión en la tarea de captura de datos a través de formularios digitales supone una ventaja importante para las empresas. Los formularios pueden rellenarse utilizando datos predeterminados o trabajando con información ingresada previamente, haciendo que el flujo de trabajo mejore y la labor de captura sea más simple.
Adicionalmente, utilizar formularios digitales implica el acceso a diferentes elementos no disponibles en formularios tradicionales en papel, como la captura de video e imágenes, grabación de audio, firmas digitales, geolocalización de la información captada al momento de rellenar el formulario y muchas opciones más.
Todo lo anterior permite que la fluidez del trabajo de recopilar datos sea óptima, automatizando y estandarizando procesos operativos, algo importante y con utilidad en todos los sectores de actividad.
Satisfacción del cliente
Los beneficios de adoptar la digitalización durante el proceso de captación de datos en terreno tienen como gran beneficiario el cliente final.
La central que genera y procesa la información puede ofrecer informes con mayor rapidez y las organizaciones tomar decisiones en tiempo real. El proceso de recopilar datos en terreno, con formularios en papel suponía un proceso lento, complicado y costoso, caso contrario a lo que ocurre con los formularios digitales, con los que se pueden tener alcance masivo a menor costo.
Cuando se obtienen resultados precisos en menor tiempo mediante el uso de formularios digitales, se aumenta considerablemente la satisfacción del cliente, ya que el proceso se desarrolla de manera expedita, precisa, con una menor tasa de errores y discrepancias.
No más papel
Los documentos en formato físico tienen muchas desventajas frente a los digitales, ya que están sujetos a daños, requieren resguardo físico y la información dentro de los mismos pudiera resultar ilegible, lo cual no ocurre con la información recopilada por medio de formularios digitales, que resguardan la información en la nube o en dispositivos de almacenamiento y servidores físicos, capaces de contener grandes cantidades de data en poco espacio.
Las Empresas B, quienes tienen una visión más consientes al entorno, lo que ha ayudado a impulsar la transformación digital de las actividades empresariales que ocupan recursos naturales, intentando renunciar al uso de papel o disminuir al mínimo su uso.
Para ellas resulta fundamental la adopción de formularios digitales en sus procesos, siendo tutenlabs un proveedor de tecnología de automatización de procesos idóneo para ayudarles a mejorar los servicios en terreno.
