La estandarización de procesos se convierte en una de los principales motivos por los cuales una empresa aumenta su tasa de éxito. Los procesos estandarizados ofrecen ventajas competitivas a empresas de cualquier tamaño, permitiendo entender el comportamiento del negocio y establecer indicadores de rendimiento que sirven de guía para la toma de decisiones.
Estandarizar procesos implica la unificación de todos los procedimientos que intervienen en la prestación de servicios o el desarrollo de productos, lo cual solo puede conseguirse a partir de un conocimiento pleno del funcionamiento de toda la empresa y con la implementación de herramientas de gestión.
Para las empresas que poseen equipos de trabajo en el campo, propios o tercerizados, es fundamental disponer de procedimientos estándar, siendo esta la única forma de mantener control sobre la calidad de los servicios entregados por los proveedores al cliente. Esto se obtiene implementando un software de gestión que incluya formularios digitales y checklists.
Así, la empresa tendrá la capacidad de recopilar información en tiempo real sobre el desempeño de los equipos directamente en el lugar del trabajo y garantizando la calidad de los servicios que estos proporcionan a los clientes. Esta clase de servicio puede conseguirse por medio de las soluciones integrales y personalizables que son ofrecidas por la plataforma Tutenlabs.
Razones para estandarizar procesos y herramientas a utilizar
¿Quieres aumentar la eficiencia de tus equipos? Unificar los procesos y normas relacionadas con las actividades de tu empresa y establecer estándares de calidad es una de las mejores maneras de fomentar la rentabilidad, aumentar la eficiencia de los equipos de trabajo y reducir la cantidad de recursos materiales y humanos involucrados en la entrega de un servicio en el terreno laboral.
Hay cinco razones por las cuales es importante estandarizar los procesos de tu empresa:
- Aumento de la productividad. Actualizar y rediseñar procedimientos para adaptarlos a un estándar de calidad que deba ser cumplido por todos los proveedores de nuestra empresa, es una de las mejores maneras de multiplicar la productividad.
- Evita actividades duplicadas. Se reduce trabajo innecesario, sobre todo en lo relacionado con el registro de información. La plataforma tecnológica de Tutenlabs ofrece una herramienta potente y efectiva para manejar equipos de forma simple.
- Aumenta la satisfacción de los clientes. Al tener normas y protocolos estandarizados podremos evitar retrasos en la entrega de servicios, discrepancias en la información, quejas y pérdida de clientes.
- Hace crecer la empresa. Cuando se dispone de procesos estandarizados se simplifica el manejo de los equipos de trabajo, por lo cual se tiene una mayor capacidad de crecimiento escalable.
- Disminuye el estrés laboral. Cuando se entrega un servicio, los equipos de trabajo en el campo y quienes supervisan las actividades desde la oficina se ven sometidos a cargas enormes de estrés laboral. Con un sistema estandarizado y optimizado el nivel de estrés disminuye considerablemente, haciendo que los equipos se sientan mejor en sus tareas.
Herramientas ideales para estandarizar procesos de equipos de trabajo
Existen dos herramientas básicas que resultan de gran utilidad para la estandarización de procesos relacionados con la entrega de un servicio, sea que los proveedores pertenezcan a la plantilla de colaboradores o sean proveedores externos. Te contamos un poco más de estas herramientas en las siguientes líneas.
Formularios digitales
Los formularios son documentos diseñados para recolectar información y datos concretos. Anteriormente se utilizaban formularios en formato físico, los cuales han quedado obsoletos desde que aparecieron los formularios digitales, que son capaces de centralizar la información, almacenarla y disponer de ella totalmente en vivo.
Un formulario digital, gestionado por una aplicación que centralice la información y la coloque a disponibilidad de todas las áreas de la empresa, se convierte en una de las herramientas más potentes para lograr la estandarización de procesos relacionados con equipos de trabajo que se desempeñan en el terreno laboral, dejando a un lado el anticuado uso del papel.
Checklist (Tabla de comprobación)
Se conocen también como listados de chequeo, hojas de verificación o listados de control. Se trata de herramientas que permiten recolectar datos de una forma organizada, sistemática y que responde a un orden jerárquico, asegurando que el técnico en el campo o el empleado en la oficina no olviden ninguna tarea fundamental en la entrega de un servicio.
Sirven principalmente para realizar inspecciones y llevar control sobre tareas importantes o que deban realizarse en un orden establecido. Esto permite detectar errores, fallos o defectos en algún proceso, con un procedimiento simplificado. Los checklist digitales se pueden utilizar para analizar y verificar operaciones en automático, además, en tiempo real.
¿Cuál es la importancia del uso de Checklists y formularios digitales?
Cuando se implementan correctamente los formularios digitales y checklists, se consiguen los siguientes beneficios:
- Automatización. Ambos son herramientas clave para automatizar diferentes procesos dentro de una empresa, principalmente aquellas que requieren gestionar las actividades desarrolladas por equipos de venta y técnicos en ámbitos laborales externos.
- Reducción de errores. Los formularios digitales y las listas de chequeo reducen la duplicidad de información y los errores comunes relacionados con las actividades diarias de la empresa.
- Organización. Toda la información se podrá organizar y centralizar por medio de un programa informático, haciéndola accesible a quien la necesite en cualquier momento.
Soluciona problemas a distancia. Las diferentes sedes de la empresa y los trabajadores en el campo pueden detectar errores y solucionarlos sin importar el lugar donde se encuentren.
