El outsourcing, o externalización de servicios, es una de las formas más eficientes de hacer funcionar un área específica de un negocio, permitiendo que la gerencia se centre en aspectos que son relevantes para la gestión empresarial y crecimiento del negocio, reduciendo los costos operacionales en general.
Adicionalmente, el outsourcing otorga una mayor visibilidad sobre los costos y la cadena de suministros. Sin embargo, la entrega de un servicio por parte de proveedores involucra la participación de diferentes personas, por lo que se vuelve imprescindible aumentar el control sobre el avance de las tareas de cada uno, lo cual se logra con la implementación de un software de gestión.
Workflow: coordinación y automatización de procesos de trabajo
En este punto, tener pleno dominio sobre el concepto de workflow, permitirá reducir los problemas de coordinación asociados al trabajo en conjunto entre los colaboradores de una empresa y los involucrados en la prestación de servicios. Para esto, es importante sistematizar y simplificar las condiciones en que se inicia cada tarea, atendiendo a reglas y procedimientos.
La falta de claridad sobre los flujos de trabajo puede causar que algún componente del equipo de colaboradores no esté al tanto de cuándo debe empezar a ejecutar su parte en el proceso productivo, causando retrasos y aumentando la necesidad de seguimientos constantes, que se convierten en una tarea compleja y costosa.
Algunos de los objetivos del workflow, los podemos visualizar en la siguiente lista:
- Hacer más simple, ágil y segura la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo, tanto prestadores internos como proveedores externos.
- Favorecer la creación cooperativa de documentos, proyectos, bases de datos y demás asuntos relacionados con el cumplimiento de tareas tercerizadas.
- Realizar una división más eficiente del trabajo, facilitando la contribución oportuna entre equipos de diferentes áreas.
- Mejorar el proceso de toma de decisiones en situación de contingencia, para hacer que todos los elementos que componen la cadena de valor logren ejecutar bien las tareas.
Todo lo anterior permite dar importancia y visibilidad a los involucrados en la prestación de servicios, consiguiendo una fotografía exacta de todo lo que ocurre a lo largo de la operación, facilitando la colaboración de todas las partes interesadas y proporcionando a la empresa un mayor nivel de control, todo lo cual deriva en un mayor nivel de satisfacción al cliente.
Más control sobre el proceso de prestación de servicios
El workflow ofrecido por Tutenlabs es una solución que permite a las empresas configurar cada una de las etapas involucradas en la entrega de servicios, asignando tareas específicas a cada elemento del equipo de colaboradores. Con eso el responsable de ejecutar las acciones (por ejemplo realización de checklist o formularios), podrá navegan las etapas del flujo y analizar el rendimiento del proceso, enfocándose en los objetivos por cumplir.
¿Tu empresa tiene proveedores externos? El workflow permite configurar cada una de las etapas del proceso, permitiendo que los proveedores accedan a la información en una bandeja de entrada específica para el usuario. De esta forma es posible visualizar la información correspondiente al caso y ejecutar acciones específicas.
Esto logra que se genere transparencia sobre todas las etapas del proceso y aumente el nivel de productividad, reduciendo costos y aumentando el control administrativo a nivel gerencial, puesto que se logra visualizar los casos consolidados y resaltar aquellos que incumplen los SLA’s (acuerdos de servicios) y permitiendo una intervención oportuna.
Con el workflow de Tutenlabs puedes tener claridad sobre la etapa que atraviesa cada uno de los servicios en curso, mapear principales puntos de atención (cuellos de botella) e iniciar los trabajos de optimización necesarios para reducir el esfuerzo, haciendo las operaciones más ágiles y teniendo objetivos claros y verificables.
