El mundo se ha convertido en protagonista de uno de los procesos de transformación organizativa más acelerados de la historia. Durante los últimos 10 años se ha hablado sobre la digitalización y la necesidad de reducir el uso del papel, pero la llegada de una pandemia vírica ha sido un factor determinante para que las empresas terminen de aceptar la urgencia de digitalizarse.
Antes, el tema de optimizar las tareas de una organización de cara a utilizar menos papel, por medio de la incorporación de tecnología, estaba asociado e impulsado por la ecología. En medio de una emergencia sanitaria global como la que ha generado el COVID-19, desde Tutenlabs queremos destacar el hecho de que la transformación digital es vital.
Digitalización: una necesidad acelerada por la pandemia
Durante los últimos meses, la necesidad de trabajar de forma remota ha impulsado de forma considerable el uso de tecnologías digitales, obligando a empresas, entes gubernamentales, instituciones educativas, profesionales, usuarios de servicios y estudiantes, ha adaptarse con rapidez al nuevo panorama.
Las herramientas digitales y los dispositivos inteligentes han permitido que organizaciones de todo tipo amplíen sus capacidades con el objetivo de mejorar su rendimiento. La implementación de formularios digitales y firmas electrónicas centralizadas por software de gestión de documentos, ha hecho posible que muchos sectores de la economía continúen en funcionamiento.
Con el confinamiento, cierre de fronteras, prohibición de viajes, distanciamiento social y otras medidas necesarias para enfrentar la emergencia sanitaria, aprender a utilizar la tecnología y aprovechar sus beneficios se ha convertido en una obligación. Por supuesto, se trata de un proceso que dejará grandes beneficios para las organizaciones.
Facilitar el trabajo por medio de la tecnología y reducir la brecha digital
La pandemia ha dejado al descubierto la brecha digital existente en los diversos sectores de la economía y la vida en sociedad. Sabemos que no toda la actividad económica puede funcionar en digital, ya que muchos procesos requieren obligatoriamente del trabajo físico tradicional, pero también es una realidad que muchas empresas fueron visionarias y se adelantaron a la transición.
Mientras que ya muchas organizaciones relacionadas con la prestación de servicio en terreno se habían adaptado al uso de tecnología para mantener la trazabilidad de las actividades de sus equipos de trabajo y aumentar la eficiencia, otras se han visto en serias dificultades para realizar la transición del papeleo excesivo a métodos de trabajo más ágiles.
Gran oportunidad para la transformación digital de las PYMEs
En este punto ya todos conocemos las ventajas y beneficios que puede ofrecernos la implementación de soluciones informáticas que centralicen la gestión de la información, más allá del tema ecológico. De hecho, una de las claves para que las empresas actuales puedan incrementar la competitividad y sostenerse en el mercado, es la digitalización de sus procesos.
Digitalizar, optimizar y estandarizar el trabajo del equipo de colaboradores de una empresa implica la incorporación de soluciones tecnológicas con la capacidad de gestionar mejor los datos digitales, analizarlos de manera inteligente, incrementar la seguridad de la información y respaldarla con el fin de poder tomar mejores decisiones.
Todo lo anterior permitirá una reducción tanto de errores como de costos, mejorando la trazabilidad de actividades y la gestión eficiente de los equipos de trabajo, lo cual cobra más importancia ahora que parte de la fuerza laboral se encuentra desempeñando funciones de forma remota.
La crisis sanitaria ha cambiado por completo el enfoque y las prioridades para responder al contexto actual. Existen dos aspectos clave que las empresas deberían considerar al momento de atravesar un proceso de digitalización de procesos:
- Focalizarse en los clientes sin descuidar a los empleados. Sabemos que los clientes son fundamentales para las empresas y, dentro de la coyuntura actual, muchas se han enfocado en la conversión, las ventas y los servicios, sin embargo, en ningún caso se debe descuidar la productividad del recurso humano.
- Reinventar procesos operativos. Tras analizar los procesos internos, es necesario descubrir una nueva forma de mantener las operaciones, incluso cuando el trabajador no puede desplazarse a la oficina. En necesario contar con herramientas y soluciones tecnológicas que permitan ajustar las tareas en tiempo real y manejar la información de una forma más eficiente.
