El back office es una componente fundamental en la cadena de la gestión de servicios en terreno, al ser el puente entre la oferta y la demanda.
La principal tarea del equipo de back office al operar servicios en terreno es una asignación eficiente de los recursos en relación con la demanda, cubriéndose esta al menor costo y cumpliendo con los niveles de servicio comprometidos (SLAs).
¿Cuáles son las tareas de un back office?
El back office se encarga de realizar periódicamente la planificación de servicios, asignándola a los equipos internos o externos de tú compañía, según corresponda.
Efectuar seguimiento a los servicios en curso y reaccionar frente a contingencias, reprogramando o reasignando servicios según corresponda.
El Back Office tiene que velar por la emisión de órdenes de trabajo y facturación inmediata hasta informes actualizados al minuto sobre inventario y despacho rápido.
También se encarga de mejorar la productividad, llevando a cabo las grandes tareas de gestión. Aunque los back office no están en contacto directo con tus clientes, su labor es un importante engranaje para generar satisfacción en tus contratos y proyectos.
¿Cómo el uso de Field Service Management optimiza el trabajo de tus back office?
Un flujo bidireccional de información y datos en tiempo real permite un flujo ágil en los servicios de cualquier compañía, haciendo que los equipos robustos que se encuentran en terreno operen con mayor consistencia y menos errores humanos. Es por ello por lo que destacar, ofreciendo los mejores servicios a tus usuarios, basados en la excelencia, se vuelve prioridad.
Serán estas características imprescindibles para asegurar la correcta operatividad de tu empresa.
Además, la eficiencia de las operaciones es la base estructural de las actividades productivas. El control de estas operaciones en terreno constituye una contribución esencial para alcanzar los objetivos dispuestos frente a la competitividad.
Las soluciones de back office, personalizables y escalables que se integran a la perfección con el trabajo en terreno son indispensables para mantener todos los aspectos de tu operación conectados, y así poder brindar una excelente experiencia a tus clientes.
Las soluciones de back office pueden integrarse completamente con tus sistemas actuales y escalables para adaptarse a las necesidades exactas de tu negocio, también pueden ser más fáciles de integrar y usar que otros sistemas, lo que permite una adopción, uso y resultados más rápidos.
La organización es parte fundamental del sistema que conforma una compañía, por eso del buen funcionamiento de todas sus partes dependerá el éxito de esta. Y mucho más, cuando actualmente la competencia crece constantemente.
Esto permite, además, la creación de estrategias que sean aplicables y se ajusten a los requerimientos del mercado. Igualmente, adaptadas a las necesidades de tu compañía, para mejorar los parámetros en pro de la eficiencia.
Todas las herramientas de activación operacional son puestas en práctica con el mismo fin. Optimizar, administrar, producir y promover las actividades, a través de softwares especializados en el control de equipos en terreno. (Software Field Service Management)
Beneficios de integrar las herramientas del back office:
- Mejora la gestión de los equipos en terreno:
Mejora la forma de monitorear en tiempo real, todas las acciones de los equipos de Field Service. Del mismo modo, que permite planificar las zonas y rutas a intervenir, además de visualizar las operaciones y optimizar los recursos al tiempo que se aumenta la productividad. - Mejora la experiencia de tus clientes:
La integración de tus Back Office con las herramientas de Field Service Management permite diferentes experiencias para tus clientes, con solicitudes digitales, notificaciones, cambios de estado de los servicios y seguimientos, todo en tiempo real y ahorrando pasos como llamar a las áreas de servicio al cliente para obtener información sobre sus servicios.
Gracias a esto, podrás obtener valoraciones positivas acerca de los servicios ofrecidos, tus técnicos en terreno. Igualmente, podrás conocer si están estos satisfechos, cuáles son las carencias y cómo puedes mejorar las experiencias de tus clientes. - Cumplirás con los SLAs:
Cuando tus back office tienen acceso en tiempo real a todos los servicios asignados podrán enfocarse en resolver de manera inmediata todos los imprevistos que surjan, tales como reasignación de servicios, notificaciones a tus clientes. Así se asignarán mejor los recursos para poder cumplir con tus SLAs de la manera correcta. - Mejorarás la integración y colaboración de tus equipos de trabajo:
Los Softwares de Field Service Management permiten que tus equipos de trabajo en terreno tengan una mejor integración con los servicios que ofrece tu compañía, pues no estarán desconectados de tus estándares del servicio. Recibirán el apoyo adecuado del back office de manera ágil y eficiente dado que habrá más comunicación y colaboración en tiempo real. - Te anticiparás a las necesidades del cliente:
Los Softwares de Field Service Management te permitirán predecir las necesidades de tus clientes, basándote en los datos reales sobre servicios anteriormente realizados.
Podrás prever materiales, presupuestos, devoluciones, incluso tener notificaciones predictivas de un posible mantenimiento en el futuro. Imagina que podrás ofrecerles a tus clientes un mantenimiento justo antes de que el mismo solicite.
Estos son solo algunos de los beneficios que obtendrán los back office de tu compañía con el software adecuado de Field Service Management. Si deseas conocer más información sobre lo que podrías hacer en tu compañía con un Software de Field Service Management solicita una consultoría con uno de nuestros expertos.
